Wat is de meerwaarde van certificatie?
Met een ISO 9001 certificering heb je een ‘bewijs’ dat je voldoet aan de eisen van een norm. Dit kan nuttig zijn in aanbestedingstrajecten. Maar ook klanten die er niet specifiek om vragen, vinden het prettig om te zien dat u uw organisatie op orde heeft. Bovendien wordt intern certificering vaak als mijlpaal en bekroning op heel veel werk gezien. En daarna is het een stok achter de deur om je systeem actueel te houden.
Hoe verloopt het certificatieproces?
Als je ISO 9001 certificeren wil, dan geldt voor ISO 9001 dat dit in twee fases wordt uitgevoerd.
Het fase één onderzoek kun je zien als een soort generale repetitie: ben je toe aan de certificering en wat zijn eventuele ‘obstakels’?
Daarnaast is het tweede fase onderzoek het sluitstuk op je certificering. Deze twee onderzoeken vinden plaats binnen een periode van vijf maanden. Maar je kunt er ook voor kiezen het proces sneller te laten verlopen. Normaliter zit er tussen het eerste en tweede fase onderzoek twee tot drie maanden.
Wat is het fase één onderzoek?
De doelstellingen van het fase één onderzoek zijn:
- de gedocumenteerde informatie van het managementsysteem van uw organisatie beoordelen;
- de specifieke omstandigheden van je organisatie beoordelen en gesprekken voeren met medewerkers om te bepalen of de organisatie klaar is voor fase twee;
- de status van je organisatie en inzicht in de eisen van de norm beoordelen, meer in het bijzonder met betrekking tot het identificeren van de voornaamste prestaties van het managementsysteem of van significante aspecten, processen, doelstellingen en uitvoering ervan;
- de nodige informatie verkrijgen in verband met het toepassingsgebied (de scope) van je managementsysteem, met inbegrip van:
- de vestiging(en);
- processen en middelen die worden gebruikt;
- niveaus van ingestelde beheersmaatregelen (met name bij meer vestigingen);
- eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving;
- bepalen welke middelen nodig zijn voor fase twee en het met jou vaststellen van de details van fase twee;
- het plannen van het fase twee onderzoek, door voldoende inzicht te verkrijgen in het managementsysteem van je organisatie en de activiteiten, in relatie tot de managementsysteem norm of andere normatieve documenten;
- beoordelen of de interne audits en de management reviews worden gepland en uitgevoerd en of de organisatie gereed is voor fase twee.
Wat is het fase twee onderzoek?
Het doel van het fase twee onderzoek is het beoordelen van de invoering. Inclusief de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem. En vindt tevens plaats op jouw locatie(s) en beslaat ten minste het volgende:
- informatie en bewijsstukken ten aanzien van het voldoen aan alle eisen in de van toepassing zijnde norm. Of in andere normatieve documenten;
- prestatiebewaking, meting, rapportage en beoordeling ten opzichte van de voornaamste prestatiedoelen. En taakstellingen (in overeenstemming met de verwachtingen in de van toepassing zijnde managementsysteem norm of in een ander normatief document);
- het vermogen van je kwaliteitsmanagementsysteem. En de prestaties wat betreft het voldoen aan de eisen uit van toepassing zijnde wet- en regelgeving en contractuele eisen;
- operationele beheersing van processen;
- nterne audits en management review;
- managementverantwoordelijkheid voor het beleid.
Wat is de procedure na het behalen van het certificaat?
Het ISO 9001 certificering is drie jaren geldig, mits er elk jaar een controleonderzoek plaatsvindt. Een jaar na het fase twee onderzoek vindt controle één plaats, twaalf maanden daarna controle twee.
Controleonderzoeken worden op uw locatie(s) uitgevoerd, maar zijn niet per se een onderzoek van het volledige kwaliteitsmanagementsysteem. Door controleonderzoeken kunnen wij bepalen of jouw kwaliteitssysteem voortdurend aan de eisen voldoet. Elk controleonderzoek omvat minimaal het volgende:
- interne audits en management review;
- een beoordeling van ondernomen acties na afwijkingen die tijdens de vorige audit werden vastgesteld;
- klachtenbehandeling;
- de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem;
- voortgang van geplande activiteiten, gericht op continue verbetering;
- voortdurende operationele beheersing;
- beoordeling van eventuele veranderingen;
- gebruik van merken en/of andere verwijzingen naar certificatie.
Een jaar na controle twee kun je je certificaat verlengen met een herbeoordeling.
Hoe verloopt de hercertificering?
Door hercertificering bevestig je dat het kwaliteitsmanagementsysteem aan de eisen voldoet. Doeltreffend is en dat het voortdurend relevant en van toepassing is voor het toepassingsgebied van de certificatie. Deze herbeoordeling wordt tijdig met je gepland en uitgevoerd. Zodat tijdige vernieuwing vóór de vervaldatum van het certificaat mogelijk is.
De herbeoordeling omvat minimaal het volgende:
- beoordeling van rapporten van voorgaande controle audits. En de prestaties van het managementsysteem gedurende de certificatiecyclus
- beoordelen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem in het licht van interne en externe veranderingen. En de voortdurende relevantie en toepasbaarheid ervan binnen het toepassingsgebied van de certificatie;
- aantoonbare betrokkenheid om de doeltreffendheid en verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem te behouden, om de algehele prestatie te verhogen;
- de doeltreffendheid van het managementsysteem met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de beoogde resultaten van het kwaliteitsmanagementsysteem.
Voor de herbeoordeling kan een fase één noodzakelijk zijn. Dit in situaties waarbij significante veranderingen zijn in het managementsysteem. Alsook de organisatie of de context waarbinnen het managementsysteem werkt.
Ga vandaag nog aan de slag
Meer weten over mijn diensten op gebied van kwaliteit, arbo en milieu (organisatie, kosten)? Gebruik dan het aanvraagformulier of neem contact op met Frank Winter: mobiel 06-811 922 95 of frank.winter@sparx.nl.