Er zijn oneindig veel KPI’s om erachter te komen hoe de vlag erbij hangt. Maar hoe kies je de juiste?

Key performance indicators, of in goed Nederlands: kritische prestatie-indicatoren; managers en ondernemers over de hele wereld hanteren ze om vast te stellen of hun organisatie op koers ligt om de gestelde doelen te behalen. Die KPI’s gaan van omzet tot personeel, en van verzuimpercentage, via debiteurenbeheer tot en met de doorlooptijd van verkochte producten, alles wat maar in cijfers valt te vangen eigenlijk. Maar zijn dit wel de beste cijfers om te monitoren? Wat maakt een KPI eigenlijk goed? En hoe kies je de juiste KPI?

Standaard-KPI’s

Geen enkel bedrijf is hetzelfde. Een bedrijf is dan ook geen fabrieksartikel waarbij ieder schroefje en boutje altijd op precies dezelfde plek zit. Dat maakt dat het formuleren van KPI’s ook nooit standaardwerk is. Wie alleen kiest voor standaard-KPI’s als omzet, debiteuren, kosten en liquiditeit, maakt onherroepelijk fouten. Het kan namelijk zomaar zijn dat vaste kosten voor een organisatie op een bepaald moment helemaal niet zo relevant zijn voor de totale prestaties. Of wat te denken van het naar beneden brengen van de debiteurenstand, terwijl de omzet juist razendsnel aan het groeien is? Niet iets wat je voor het gemak maar even over het hoofd kunt zien.

Zonde van de tijd

Zie daar dan ook het gevaar. Veel tijd stoppen in informatie die nauwelijks waarde heeft, is zonde van de tijd. Of erger nog: wie de verkeerde KPI’s gebruikt, kan zomaar denken dat zijn organisatie uitstekend presteert, terwijl het in de praktijk helemaal niet zo goed blijkt te gaan. Of andersom, waarna je aan de verkeerde knoppen gaat draaien zodat goedlopende projecten ineens in het honderd lopen.

Juiste KPI’s vinden

Weten welke KPI’s relevant zijn voor het monitoren van jouw eigen organisatie? Dan is het zaak om eerst goed te kijken naar je kernactiviteiten. Met andere woorden: wat zorgt voor brood op de plank? Komt die winst vooral uit de verkoopfrequentie? Dan is het een kwestie van sturen op aantallen. Maar is het meer de marge die het verschil maakt, dan moeten de KPI’s vooral dáár op zijn gericht.

Denken vanuit de klant

In de praktijk hebben veel bedrijven moeite om de juiste indicatoren te formuleren. Wat dan kan helpen: vraag je af wat ervoor zorgt dat mensen bij jou willen afnemen. Je leeft als organisatie immers bij de gratie van de klant en het antwoord op die vraag levert dan ook geheid één of meerdere kritische prestatie-factoren op.

SMART-model

Het belangrijkste criterium van een goede KPI is dat deze continu meetbaar is. Niet jaarlijks, maandelijks of wekelijks, maar bij voorkeur gewoon iedere dag. Zo is het management altijd in staat om direct te reageren als de situatie daarom vraagt. Daarnaast deugt een KPI pas als je hem SMARTkunt noemen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar, en Tijdsgebonden.

Interne en externe indicatoren

Staar je niet alleen blind op de KPI’s die je zelf kunt beïnvloeden. Er zijn zowel interne als externe indicatoren te bedenken die een maatstaf kunnen zijn voor prestaties. Intern gaat bijvoorbeeld over fte’s en het verzuimpercentage, zaken waarbij je zelf aan de knoppen kunt draaien. Dat geldt dan weer niet bij externe indicatoren, zoals de olieprijs. Een bedrijf als Rockwool hanteert als externe KPI bijvoorbeeld het aantal afgegeven bouwvergunningen. Dat is niet zo vreemd als je bedenkt dat de pijplijn met nieuwbouw ontzettend veel invloed heeft op de vraag naar steenwol.

Bijsturen

Een set van 5 tot 8 belangrijke indicatoren is gebruikelijk. Maar wie die eenmaal heeft geformuleerd, kan niet rustig achterover leunen. Stel nou dat een bedrijf last heeft van wanbetalers en daarom besluit te gaan sturen op de debiteurentermijn als KPI. Een logische keuze. Maar minder logisch wordt het om hier na 2 jaar op te blijven sturen, als de debiteurentermijn inmiddels al een jaar lang stabiel blijkt. Met andere woorden: wil je je onderneming succesvol blijven monitoren? Dan is continu bijsturen een absolute must.