In procesmatig werken, wordt er binnen organisaties altijd aangestuurd op resultaten. Maar hoe kunnen organisaties zichzelf daadwerkelijk sturen om de beoogde resultaten te behalen? In de jaren vijftig ontwikkelde William Edwards Deming de PDCA Deming cirkel.

Deze zogenoemde “Deming Cirkel” is een goed controlemiddel om de kwaliteit van veranderingen en verbeteringen binnen de organisatie te bewaken. De PDCA cyclus staat voor de afkorting van de vier belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check en (Re-) Act.

Continu kwaliteitsverbetering

Het PDCA model heeft een cyclisch karakter, waardoor er continu aandacht voor kwaliteitsverbetering is. Na evaluatie en eventuele bijsturing, begint het proces weer van voren af aan. Het model wordt vaak op organisatieniveau gebruikt, maar is evengoed inzetbaar op operationeel niveau. Door de PDCA Deming cirkel zijn medewerkers goed in staat om hun eigen manier van werken te beoordelen en daar waar nodig, te verbeteren. Omdat iedereen op de werkvloer deel uitmaakt van het totale proces, heeft dat een positieve invloed op de gehele organisatie.

Onder de loep

De verschillende stappen binnen de PDCA cirkel worden bij complexe processen als aparte subprocessen gezien. Bij eenvoudige processen richten de stappen zich op aparte activiteiten:

Plan (plannen)

Hierin staat de verbetering van de werkzaamheden centraal. Wat is de gewenste output / situatie (Soll)? En hoe wil men dat bereiken? Het is van belang om vooraf goede, ´SMART´ geformuleerde doelstellingen op te stellen. Die in overeenstemming zijn met alle stakeholders. Daarnaast moet er vooraf serieus naar de beschikbare middelen worden gekeken.

Do (doen)

Hier gaat het om de uitvoering en realisatie van de geplande verbeteringen van het gehele proces. Tijdens de uitvoering vindt er continu meting en registratie van de output plaats. Relevante informatie wordt verzameld.

Check (controleren)

In deze controlefase worden de resultaten van verbetering gemeten en vergeleken met de gewenste situatie. Bij grote verschillen (´plannings-gap´) is het belangrijk om snel te reageren. En de oorzaak van mogelijke verschillen op te sporen.

(Re-) Act (bijsturen)

Na detectie van resultaatverschillen, is het van belang om daadwerkelijk bij te sturen. Er worden maatregelen genomen om het oorspronkelijk geplande resultaat alsnog te behalen.

Op alle managementniveaus

Binnen alle managementniveaus wordt de PDCA cirkel eerder onbewust dan bewust toegepast. Daarbij richt de directie zich meer op de primaire bedrijfsprocessen. En richt het middenkader zich op de daaruit voortvloeiende subprocessen. Interactie tussen het proces zelf en het uiteindelijk resultaat is op elk niveau van groot belang. Eerst komt de opdrachtenstroom op gang, waar het resultaat uit voortkomt. Pas na evaluatie wordt er eventueel bijgestuurd of ingegrepen om vervolgens weer te starten met een opdrachtenstroom. Op die manier wordt de kwaliteit continu gewaarborgd.