Omdat u nog ‘maar’ een jaar heeft voor de overstap naar de nieuwe ISO9001, is het belangrijk te weten wat u moet doen. En vooral ook: wat u niet moet doen en waar er verwarring door en in ontstaat.

Wij hebben de top 5 van de grootste misvattingen over de nieuwe ISO-norm voor u op een rijtje gezet.

1. ‘Alles moet worden vastgelegd’ en ‘Er hoeft niks meer te worden vastgelegd’

De grootste misvatting is dat ‘van ISO9001’ alles moet worden vastgelegd: processen, de contextanalyse, een analyse van risico’s en kansen et cetera. Neem het allemaal op in een beleidsplan, een kwaliteitshandboek of in stroomschema’s in een mooi softwarepakket en u voldoet aan de norm.

ISO eist helemaal niet dat alles wordt gedocumenteerd. En het bijzondere is, dat hoefde ook al niet in de vorige versie van ISO9001, die in 2008 werd gepubliceerd. Deze misvatting is hardnekkig en willen we graag uit de wereld helpen. Een nieuwe misvatting: u hoeft niets meer vast te leggen. ISO heeft weliswaar de zes verplichte procedures afgeschaft, er zijn wel degelijk eisen aan de documentatie.

Wat u wel moet vastleggen, leest u hier.

2. ISO9001-certificering = uniformering (en verlies aan vrijheid)

Een tweede misvatting over ISO9001 is dat de norm vereist dat processen in de organisatie op dezelfde, uniforme manier verlopen. Weg is de vrijheid om met klanten mee te bewegen die iets anders willen dan uw standaard dienstenaanbod. Snelheid in handelen? Foetsie door de bureaucratie van ISO.

Nee dus. De ISO9001-norm is erop gericht de klanttevredenheid van uw organisatie te vergroten. Als u het zo bekijkt, is het niet logisch dat de norm bijdraagt aan bureaucratie en minder flexibiliteit en snelheid, toch? Inderdaad. De norm stelt dat de organisatie de eisen aan haar producten en diensten afstemt op wet- en regelgeving, eigen kwaliteitseisen en de wensen van de klant. Hoe u dat regelt, dat mag u zelf beslissen en regelen. Elke klant een andere dienst? Dat kan prima, als u maar regelt dat de afspraken met klanten duidelijk en aan de klant gecommuniceerd zijn.

3. De contextanalyse en de analyse van risico’s en kansen moet worden vastgelegd

Een beetje voortbordurend op de eerste misvatting, maar omdat het nieuwe eisen van ISO betreft noemen we deze misvatting nadrukkelijk. In de nieuwe ISO staat dat u een contextanalyse moet doen en dat risico’s en kansen moeten worden bepaald.

Elke organisatie is geneigd deze analyses te documenteren. Dat kan, sterker nog, wij raden het zeker aan, maar dat eist ISO dus niet.

4. ISO9001 gaat om de eigen, interne organisatie

Een andere misvatting over de (nieuwe) ISO-norm is dat de interne organisatie centraal staat. Maar: uw kwaliteitssysteem is, als het goed is, erop gericht de klanttevredenheid te vergroten. In eerdere versies van ISO9001 was er nog een op de eigen organisatie gericht kwaliteitssysteem, in de huidige norm moet u ook naar buiten kijken. Dus doet u een contextanalyse, een verkenning van alle stakeholders in het speelveld met hun wensen en eisen? Bekijk het dan ook eens vanuit de ogen van uw klanten, en bijvoorbeeld van uw leveranciers.

En kijk ook eens op die manier naar risico’s en kansen. Daarmee identificeert u juist risico’s en kansen die voor hen belangrijk zijn èn dus uiteindelijk voor uw organisatie.

5. De nieuwe ISO9001 is wezenlijk anders dan de oude

Als laatste misvatting en tevens een drempel om de overstap te doen, is het idee dat de nieuwe ISO revolutionair anders is dan de oude norm.

Maar bedenk: uw primaire proces is niet gewijzigd als gevolg van de nieuwe norm. Net als uw klanten, uw leveranciers, uw medewerkers. De nieuwe norm acteert meer op het hoogste managementniveau, appelleert meer aan leiderschap én heeft een aantal nieuwe elementen. Maar wezenlijk anders is de norm niet.

Meer weten
Meer informatie over ISO9001 norm vindt op NEN.
Meer specifieke informatie over kwaliteitsmanagement en de nieuwe ISO9001:2015 specifiek vindt u op deze pagina.

Heeft u een andere vraag of wilt u een bedrijfskundig advies voor uw organisatie? Neem dan gerust contact op .